ARSIP
Pengertian dan jenisnya
Pengertian arsip:
Berdasarakan Undang – undang Nomor 43 tahun 2009 tentang keaarsipan, arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh Lembaga Negara, Pemerintah Daerah, Lembaga Pendidikan, Kemasyarakatan, dan Perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara
Jenis Arsip berdasarakan fungsi dan keguanaannya:
- Arsip dinamis, yaitu arsip yang digunakan secara langsung dalam kegiatan penciptaan arsip dan disimpan selama jangka waktu tertentu. Arsip dinamis terdiri dari 3, yaitu:
- Arsip Vital: yaitu arsip yang keberadaannya merupakan persyaratan dasar bagi kelangsungan operasional pencipta arsip, tidak dapat diperbaharui, dan tidak tergantikan apabila rusak / hilang. Contohnya seperti Ijazah dan surat nikah
- Arsip aktif: yaitu arsip yang frekuensi penggunaannya tinggi dan terus – menerus. Contohnya seperti berkas kegiatan tahun berjalan dan berkas keuangan tahun berjalan
- Arsip inaktif: yaitu arsip yang yang frekuensi penggunaannya telah menurun. Contohnya seperti Berkas kegiatan yang telah berjalan 2-10 tahun lalu, berkas keuangan yang telah berjalan 2-10 tahun lalu.
- Arsip statis, yaitu arsip yang telah diverifikasi, baik secara langsung maupun tidak langsung oleh Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI) dan/atau Lembaga kearsipan dan memiliki nilai guna kesejarahan dan telah habis masa retensinya.
Jenis Arsip berdasarakan Nilainya:
- Arsip Terjaga: yaitu arsip negara yang berkaitan dengan keberadaan dan kelangsungan hidup bangsa dan negara yang harus dijaga keutuhan, keamanan, dan keselamatannya
- Arsip umum: arsip yang tidak termasuk dalam kategori arsip terjaga
Jenis Arsip berdasarkan medianya:
- Arsip tekstual: yaitu arsip yang berbentuk kertas
- Arsip audio-visual: yaitu merupakan arsip yang memiliki informasi yang isinya bisa dibaca melalui bantuan alat khusus seperti komputer dan lain sebagainya
- Arsip kartografi dan kearsitekturan:
- Arsip Kartografi adalah arsip yang isi informasinya tertulis dalam bentuk grafik atau fotometrik, termasuk di dalamnya antara lain Chart, Denah dll.
- Arsip Kearsitekturan yaitu arsip yang didalamnya terkandung informasi yang berhubungan dengan kearsitekturan. Istilah Kartografi berarti ilmu membuat peta.
- Arsip microfilm dan microfiche adalah media penyimpanan arsip dokumen dan foto yang hanya dapat dilihat menggunakan mesin khusus.
- Arsip elektronik, atau sering disebut juga arsip digital yaitu merupakan arsip yang sudah mengalami perubahan bentuk fisik dari lembaran kertas menjadi lembaran elektronik
