Berita

PENGOLAHAN DAN PENATAAN ARSIP AKTIF

Arsip aktif adalah arsip yang memiliki frekuensi penggunaan yang tinggi dan/atau terus – menerus. Contohnya berkas kegiatan tahun berjalan, SPJ tahun berjalan, dan Surat masuk surat keluar tahun berjalan.

Mengapa arsip itu penting? Karena:

1. Hidup tidak lepas dari arsip, sejak lahir sampai mati kita memerlukan keberadaan arsip
2. Arsip sebagai urat nadi bagi organisasi, sebuah Lembaga tanpa arsip tidak bisa beroprasi
3. Arsip sebagai bukti otentik, apapun status dan hak didasarkan dan dibuktikan menggunakan arsip
4. Arsip sebagai rekaman kegiatan, apa yang pernah dilakukan terekam menjadi arsip.

Mengapa arsip perlu untuk diolah dan di tata? karena jika arsip tidak ditata dengan baik dan benar pasti akan muncul kesulitan  penemuan kembali saat dibutuhkan. Dan pada akhirnya akan memunculkan kesuliitan pada saat penyusutan arsip.

Pengolahan dan Penataan arsip adalah kegiatan menata arsip secara logis (masuk akal dan dapat diterima secara logika) dan sistematis (teratur dan berurutan) dengan menggunakan sistem tertentu yang disesuaikan dengan jenis arsip serta tugas dan fungsi unit pengelola arsip. Jadi dalam penataan arsip harus benar 0 benar paham tugas dan fungsi unit kerja karena dari pelaksanaan tugas dan fungsi itulah dihasilkan berbagai kegiatan dan arsip dari kegiatan tersebut. Setelah diketahui jenis – jenis arsip yang tercipta akan mudah dalam penataannya karena arsip akan ditata dan disimpan dan dipilah berdasarkan kegiatan dan proses administrasi serta kebutuhan dari unit kerja yang bersangkutan agar mudah untuk dicari dan ditemukan kembali.

Asas Pengolahan dan Penataan Arsip. Ada 2 asas penataan arsip, yaitu:

1. Asas Sentralisasi: penyimpanan arsip aktif dilakukan pada suatu unit kerja secara terpusat. Asas ini biasanya dilakukan pada organisasi kecil dengan rentang kegiatan yang kecil serta jumlah dokumen yang tercipta juga relatif kecil dan jumlah sumber daya manusianya tidak banyak
2. Asas Desentralisasi: penyimpanan arsip aktif dilakukan secara terpencar pada masing – masing unit kerja. Asas ini umumnya digunakan oleh organisasi yang relative cukup kompleks dan besar dengan jumlah kegiatan yang cukup padat dan lokasi unit kerja yang berjauhan.

Peralatan yang dibutuhkan untuk Pengolahan dan penataan arsip:

1. Filing cabinet, sarana ini adalah yang paling umum dan disarankan untuk menyimpan arsip, namun sering dijumpai filing cabinet justru digunakan untuk menyimpan buku atau perlengkapan lain.
2. Sekat / Guide, adalah penunjuk yang digunakan sebagai sarana yang membedakan antara masalah satu dengan masalah yang lain sehingga memudahkan dalam penataan, penemuan kembali dan pengembalian berkas pada tempatnya / kelompok foldernya. Sekat ini mempunyai bagian yang menonjol yang dinamakan tab untuk menuliskan masalah, sub masalah, dan sub – sub masalah. Sehingga mempermudah peletakan dan penemuan kembali arsip.
3. Folder / Map Gantung, adalah tempat untuk menyimpan arsipnya terutama arsip tekstual dengan ukuran yang standar, baik kuarto atau folio. Folder / map gantung juga memiliki bagian yang menonjol yang dinamakan tab. Kegunaannya adalah untuk keterangan singkat lainnya yang diperlukan.

Proses Pengolahan dan Penataan Arsip

1. Identifikasi Arsip, yaitu memisahkan arsip dan non arsip.
2. Mempersiapkan Peralatan, berupa folder / map gantung, Sekat / Guide dan Filing Cabinet
3. Pengelompokan arsip berdasarkaan masalah, sub masalah, dan sub sub masalah
4. Pembuatan daftar arsip sesuai dengan ketentuan perundangan
5. Menuliskan judul berkas pada tab map gantung
6. Menata arsip dalam map gantung
7. Menata sekat pada map gantnung secara berurutan dimuali dari sekat primer, sekat sekunder, dan sekat tersier
8. Menyimpan arsip ke dalam filing cabinet