PERATURAN WALIKOTA TENTANG KEDUDUKAN, SUSUNAN ORGANISASI, TUGAS DAN FUNGSI DINAS PERPUSTAKAAN DAN KEARSIPAN
BAB I
KETENTUAN UMUM
Pasal 1
Dalam Peraturan ini yang dimaksud dengan:
1. Daerah adalah Kota Blitar.
2. Pemerintah Daerah adalah Pemerintah Kota Blitar.
3. Walikota adalah Walikota Blitar.
4. Sekretaris Daerah adalah Sekretaris Daerah Kota Blitar.
5. Dinas Perpustakaan dan Kearsipan adalah Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Blitar.
6. Sekretariat adalah Sekretariat pada Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Blitar.
7. Bidang adalah Bidang pada Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Blitar.
8. Sub Bagian adalah Sub Bagian pada Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Blitar.
9. Kepala Dinas adalah Kepala Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Blitar.
10. Sekretaris adalah Sekretaris pada Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Blitar.
11. Kepala Bidang adalah Kepala Bidang pada Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kata Blitar.
12. Kepala Sub Bagian adalah Kepala Sub Bagian pada Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Blitar.
13. Jabatan Fungsional adalah sekelompok jabatan yang berisi fungsi dan tugas berkaitan dengan pelayanan fungsional yang berdasarkan pada keahlian dan keterampilan tertentu.
14. Kelompok Jabatan Fungsional adalah Kelompok Jabatan Fungsional pada Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Blitar.
BAB II
KEDUDUKAN, TUGAS POKOK DAN FUNGSI
Pasal 2
(1) Dinas Perpustakaan dan Kearsipan merupakan unsur pelaksana urusan pemerintahan di bidang perpustakaan dan bidang kearsipan yang menjadi kewenangan daerah;
(2) Dinas Perpustakaan dan Kearsipan dipimpin oleh Kepala Dinas yang berkedudukan di bawah dan bertanggungjawab kepada Walikota melalui Sekretaris Daerah.
Pasal 3
Dinas Perpustakaan dan Kearsipan mempunyai tugas membantu Walikota melaksanakan urusan pemerintahan di bidang perpustakaan dan bidang kearsipan yang menjadi kewenangan daerah dan tugas pembantuan.
Pasal 4
Untuk menjalankan tugas sebagaimana dimaksud dalam pasal 3, Dinas Perpustakaan dan Kearsipan melaksanakan fungsi:
- Perumusan kebijakan teknis di bidang perpustakaan dan kearsipan berdasarkan peraturan perundang-undangan yang berlaku;
- Penyusunan perencanaan dan pelaksanaan program di bidang perpustakaan dan kearsipan;
- Penyelenggaraan urusan pemerintahan dan pelayanan umum di bidang perpustakaan dan kearsipan;
- Pembinaan dan pelaksanaan tugas di bidang perpustakaan dan kearsipan;
- Pengkajian dan pengembangan sistem perpustakaan dan kearsipan;
- Pelaksanaan kerjasama dengan lembaga/dinas/instansi terkait bidang perpustakaan dan kearsipan;
- Pelaksanaan pengelolaan dan pengembangan perpustakaan;
- Pengkajian dan pengembangan sistem informasi kearsipan dan pembentukan jaringan informasi kearsipan;
- Pelaksanaan pengendalian, pengawasan dan pembinaan di bidang administrasi kepegawaian, kearsipan, ketatalaksanaan, ketatausahaan, pengelolaan anggaran, perlengkapan, kehumasan dan pelaksanaan tugas dinas;
- Pelaksanaan pengembangan kemampuan organisasi meliputi pembinaan personil, administrasi umum, ketatalaksanaan dan sarana prasarana kerja;
- Penyelenggaraan keamanan, kebersihan dan kenyamanan bekerja di lingkungan dinas;
- Penyusunan dan pelaksanaan standar operasional prosedur (sop);
- Pelaksanaan pengukuran indeks kepuasan masyarakat (ikm) dan/atau pelaksanaan pengumpulan pendapat pelanggan secara periodik yang bertujuan untuk memperbaiki kualitas pelayanan;
- Pengelolaan pengaduan masyarakat di bidang penyelenggaraan perpustakaan dan kearsipan;
- Penyampaian data hasil pembangunan dan informasi lainnya terkait layanan publik secara berkala melalui sub domain website pemerintah daerah;
- Pelaksanaan si stem pengendalian intern pemerintah (spip);
- Pelaksanaan monitoring, evaluasi dan laporan pelaksanaan tugas di bidang perpustakaan dan kearsipan;
- Pelaksanaan tugas-tugas lain yang diberikan oleh walikota sesuai dengan bidang tugasnya;
BAB III
SUSUNAN ORGANISASI
Pasal 5
- Susunan Organisasi Dinas Perpustakaan dan Kearsipan, terdiri atas:
- Kepala Dinas
- Sekretariat dipimpin oleh Sekretaris yang membawahi Sub Bagian Umum, Keuangan dan Kepegawaian
- Bidang Perpustakaan
- Bidang Kearsipan
- Kelompok Jabatan Fungsional.
- Bagan Susunan organisasi Dinas Perpustakaan dan Kearsipan sebagaimana dimaksud pada ayat (1), tersebut dalam Lampiran Peraturan Walikota ini, dan merupakan bagian yang tidak terpisahkan dari Peraturan Walikota ini.
- Sekretariat dipimpin oleh Sekretaris yang dalam melaksanakan tugasnya berada di bawah dan bertanggungjawab kepada Kepala Dinas;
BAB IV
PENJABARAN TUGAS POKOK DAN FUNGSI
Bagian Kesatu
Kepala Dinas
Pasal 6
Kepala Dinas mempunyai tugas menyelenggarakan, memimpin, mengkoordinasikan, membina dan mengendalikan penyelenggaraan tugas pokok dan fungsi Dinas sebagaimana dimaksud dalam Pasal 3 dan Pasal 4, berdasarkan peraturan perundang-undangan dan kebijakan Walikota.
Bagian Kedua
Sekretariat
Paragaraf 1
Sekretaris
Pasal 7
- Sekretariat mempunyai tugas melaksanakan pelayanan administrasi di lingkungan Dinas melipu ti perencanaan, mengkoordinasikan tugas pada bidang-bidang, pengelolaan administrasi umum, rumah tangga, administrasi kepegawaian, kearsipan dan administrasi keuangan;
- Untuk menjalankan tugas sebagaimana dimaksud pada ayat (1), Sekretariat Dinas Perpustakaan dan Kearsipan menjalankan fungsi:
- Pengkoordinasian perumusan kebijakan teknis urusan perpustakaan dan kearsipan berdasarkan peraturan perundang-undangan dan kebijakan pemerintah daerah;
- Pengkoordinasian dan penyiapan bahan penyusunan perencanaan dan program kerja unit kerja secara terpadu;
- Perumusan dan pelaksanaan kebijakan teknis dan penyusunan program/kegiatan sekretariat;
- Fasilitasi dan pengkoordinasian penyusunan standar operasional prosedur (sop) masing-masing bidang dan standar pelayanan publik (spp);
- Pengkoordinasian dan penyusunan rencana strategis (renstra), rencana kerja (renja) dan rencana kinerja tahunan (rkt);
- Pengkoordinasian dan penyusunan rencana kerja anggaran (rka);
- Pengkoordinasian penyusunan dan pelaksanaan dokumen pelaksanaan anggaran (dpa) dan dokumen perubahan pelaksanaan anggaran (dppa);
- Pengkoordinasian dan fasilitasi kelancaran pelaksanaan tugas dan fungsi bidang-bidang di lingkungan dinas;
- Pengkoordinasian pengusulan penataan organisasi, pelaksanaan tata laksana serta mekanisme kerja perangkat daerah dan fasilitasi pengusulan produk hukum lainnya;
- Penyelenggaraan, pembinaan dan pengendalian pelayanan administrasi umum, kepegawaian, kearsipan dan penatausahaan keuangan;
- Pengkoordinasian dan fasilitasi administrasi perjalanan dinas, tugastugas keprotokolan dan kehumasan;
- pengkoordinasian dan fasilitasi pengelolaan urusan rumah tangga dan tata usaha dinas;
- Fasilitasi penyusunan penetapan kinerja (pk) dan perubahan penetapan kinerja;
- Pengkoordinasian perlengkapan, dan saran fasilitasi prasarana, pengelolaan keamanan kantor dan administrasi penyelenggaraan rapat-rapat dinas;
- Pengkoordinasian dan pelaksanaan penatausahaan keuangan;
- Fasilitasi pelaksanaan perbendaharaan belanja;
- Pengkoordinasian dan pelaksanaan pengelolaan pendapatan asli daerah;
- Fasilitasi pelaksanaan kebijakan pengelolaan barang milik daerah;
- Fasilitasi pelaksanaan pembelian/pengadaan atau pembangunan aset tetap berwujud yang akan digunakan dalam rangka penyelenggaraan tugas pokok dan fungsi;
- Fasilitasi pelaksanaan pemeliharaan barang milik daerah yang digunakan dalam rangka penyelenggaraan tugas pokok dan fungsi;
- Pengkoordinasian dan fasilitasi penyusunan laporan dan kinerja pelaksanaan urusan pemerintah;
- Pengkoordinasian dan fasilitasi pengelolaan pengaduan masyarakat di urusan perpustakaan dan kearsipan pelanggan secara periodik yang bertujuan untuk memperbaiki kualitas pelayanan;
- Pengkoordinasian penyusunan tindak lanjut hasil pemeriksaan;
- Fasilitasi pelaksanaan sistem pengendalian intern pemerintah (spip);
- Penyampaian data hasil pembangunan dan informasi lainnya terkait layanan dinas perpustakaan dan kearsipan secara berkala melalui sub domain website pemerin tah daerah;
- Penyelenggaraan dan pengkoordinasian pelaksanaan informasi dan publikasi;
- Pelaksanaan tugas kedinasan yang diberikan oleh kepala dinas sesuai dengan bidang tugasnya.
Paragraf 2
Sub Bagian Umum, Keuangan dan Kepegawaian
Pasal 8
- Sub Bagian Umum, Keuangan dan Kepegawaian dipimpin oleh Kepala Sub Bagian Umum, Keuangan dan Kepegawaian, yang dalam melaksanakan tugasnya berada di bawah dan bertanggungjawab kepada Sekretaris;
- Sub Bagian Umum, Keuangan dan Kepegawaian sebagaimana dimaksud dalam Ayat (I) melaksanakan tugas:
- menyiapkan menyiapkan dan menganalisa data sebagai bahan perumusan kebijakan operasional di bidang administrasi umum, keuangan, kepegawaian dan penatausahaan barang;
- mengumpulkan dan menganalisa data sebagai bah.an koordinasi dan pembinaan administrasi umum, keuangan, kepegawaian dan penatausahaan barang;
- menyusun dan melaksanakan rencana program dan/atau kegiatan Sub Bagian Umum, Keuangan dan Kepegawaian;
- menyelenggarakan kegiatan pelayanan administrasi umum, penatausahaan barang, kepegawaian dan pengelolaan keuangan serta pertanggungjawaban keuangan;
- melakukan penatausahaan keuangan Dinas dan pengelolaan urusan gaji pegawai Dinas, serta verifikasi surat pertanggungjawaban (SPJ);
- penyiapan usulan pejabat pengelola keuangan di lingkup Dinas;
- melaksanakan dan mengelola surat-menyurat dan tata kearsipan;
- melaksanakan dan mengelola urusan rumah tangga, protokoler, upacara dan rapat dinas;
- pengelolaan administrasi perjalanan dinas;
- melaksanakan urusan keamanan, kebersihan dan tata laksana;
- melaksanakan dan pengendalian tata usaha pengadaan, pencatatan, penyimpanan, pendistribusian, perawatan barang inventaris atau asset perangkat daerah sesuai ketentuan yang berlaku;
- melaksanakan pemeliharaan barang milik daerah yang digunakan dalam rangka penyelenggaraan tugas pokok dan fungsi;
- melaksanakan pengelolaan pengaduan masyarakat perpustakaan dan kearsipan;
- menyusun, mengelola dan urusan memelihara data administrasi kepegawaian dan tugas-tugas kehumasan;
- menyusun dan melaksanakan Standar Pelayanan Publik (SPP) dan Standar Operasional Prosedur (SOP);
- melaksanakan Sistem Pengendalian Intern Pemerintah (SPIP);
- melaksanakan pengukuran Indeks Kepuasan Masyarakat (IKM) dan/atau pelaksanaan pengumpulan pendapat pelanggan secara periodik yang bertujuan untuk memperbaiki kualitas pelayanan.
- melakukan monitoring dan evaluasi pelaksanaan tugas, pendataan hasil kerja serta menyusun pelaporan kinerja administrasi umum, keuangan, kepegawaian dan penatausahaan barang;
- melaksanakan pemeliharaan arsip aktif di lingkungan Sub Bagian Umum, Keuangan dan Kepegawaian;
- melaksanakan pemindahan arsip inaktif dari Sub Bagian Umum, Keuangan dan Kepegawaian ke unit kearsipan;
- melaksanakan tugas kedinasan lain yang diberikan oleh Sekretaris sesuai dengan bidang tugasnya.
Bagian Ketiga
Bidang Perpustakaan
Pasal 9
- Bidang Perpustakaan dipimpin oleh seorang Kepala Bidang Perpustakaan yang dalam melaksanakan tugasnya berada di bawah dan bertanggungjawab kepada Kepala Dinas.
- Bidang Perpustakaan sebagaimana dimaksud dalam ayat (1) mempunyai tugas merumuskan kebijakan teknis dan menyelenggarakan program dan/atau kegiatan di Bidang Perpustakaan;
- Perumusan kebijakan teknis bidang perpustakaan yang terkait dengan pengelolaan bahan perpustakaan;
Pasal 10
Untuk menjalankan tugas sebagaimana dimaksud dalam Pasal 11 ayat (2), Bidang Perpustakaan menjalankan fungsi:
- Penyusunan berbagai rencana pengembangan bidang perpustakaan yang terkait dengan pengelolaan bahan perpustakaan;
- Pengkoordinasian pelaksanaan pengembangan bidang perpustakaan yang terkait dengan pengelolaan bahan perpustakaan;
- Pelaksanaan pengembangan koleksi meliputi penyusunan kebijakan pengembangan koleksi, seleksi, pengadaan bahan perpustakaan, inventarisasi, pengembangan koleksi daerah (local content), dan pelaksanaan kajian kebutuhan pemustaka pelaksanaan layanan dan kerja sama;
- Perpustakaan meliputi layanan sirkulasi, rujukan, literasi informasi, bimbingan pemustaka, dan layanan ekstensi (perpustakaan keliling, pojok baca, dan sejenisnya), promosi layanan, pelaksanaan kajian kepuasan pemustaka, kerja sama antar perpustakaan dan membangun jejaring perpustakaan;
- Pelaksanaan otomasi perpustakaan meliputi pengembangan teknologi, informasi dan komunikasi perpustakaan, serta pengelolaan website dan jaringan perpustakaan;
- Pengembangan minat baca masyarakat melalui pengelolaan bahan perpustakaan secara modem pelayanan umum dan pembinaan perpustakaan yang menarik dan unik;
- Fasilitasi dan pelaksanaan pengawasan, evaluasi, pembinaan perpustakaan dalam hal pengelolaan perpustakaan, pengelolaan pengembangan sumber daya manusia, pengelolaan pengembangan sarana prasarana, dan jaringan perpustakaan ;
- Pelaksanaan koordinasi/kerja sama dan kemitraan dengan unit kerja/instansi/lembaga atau pihak ketiga di bidang perpustakaan;
- Pembinaan, pengendalian dan pelaporan kinerja bidang perpustakaan;
- Pelaksanaan tugas kedinasan lain yang diberikan oleh kepala dinas sesuai dengan bidangnya.
Bagian Keempat
Bidang Kearsipan
Pasal 11
- Bidang Kearsipan dipimpin oleh seorang Kepala Bidang Kearsipan yang dalam melaksanakan tugasnya berada di bawah dan bertanggungjawab kepada Kepala Dinas;
- Bidang Kearsipan sebagaimana dimaksud dalam ayat ( 1) mempunyai tugas merumuskan kebijakan teknis dan menyelenggarakan program dan/atau kegiatan di Bidang Kearsipan.
- Perumusan konsep kebijakan teknis bidang arsip yang terkait dengan pengelolaan arsip, sistem informasi kearsipan dan pembinaan kearsipan;
Pasal 12
Untuk menjalankan tugas sebagaimana dimaksud dalam Pasal 16 ayat (2), Bidang Kearsipan menjalankan fungsi:
- Penyusunan dan penetapan rencana dan program pengelolaan, sistem informasi kearsipan dan pernbinaan kearsipan;
- Pelaksanaan tugas pengelolaan, sistem informasi kearsipan dan pembinaan kearsipan;
- Pengkoordinasian tugas pengelolaan, sistem informasi kearsipan dan pembinaan kearsipan;
- Pengendalian tugas pengelolaan, sistem informasi kearsipan dan pembinaan kearsipan;
- Pembinaan dan pengarahan pelaksanaan tugas pengelolaan, sistem informasi kearsipan dan pembinaan kearsipan;
- Pelaksanaan monitoring, evaluasi dan pelaporan pelaksanaan pengembangan bidang arsip yang terkait dengan pengelolaan arsip, sistem informasi kearsipan dan pembinaan kearsipan;
- Pelaksanaan koordinasi/kerja sama dan kemitraan dengan unit kerja/instansi/lembaga atau pihak ketiga dalam pengelolaan kearsipan, sistem informasi kearsipan dan pembinaan kearsipan;
- Pelaksanakan pengembangan tata kearsipan dan sumber daya manusia kearsipan di lingkungan pemerintah kata blitar;
- Pengelolaan arsip dinamis di lingkungan bidang kearsipan;
- Memantau, mengevaluasi dan menyusun laporan pelaksanaan tugas sesuai dengan bidang tugasnya;
- Pelaksanaan tugas kedinasan lain yang diberikan kepala dinas sesuai dengan bidang tugas dan fungsinya.
BAB V
KELOMPOK JABATAN FUNGSIONAL
Pasal 13
- Kelompok Jabatan Fungsional berkedudukan dibawah dan bertanggungjawab secara langsung kepada Kepala Dinas;
- Kelompok Jabatan Fungsional sebagaimana dimaksud pada ayat (1) mempunyai tugas melakukan kegiatan sesuai dengan jenjang jabatan fungsional masing-masing berdasarkan ketentuan peraturan perundangundangan.
- Kelompok Jabatan Fungsional sebagaimana dimaksud pada ayat (2) terdiri dari beberapa jabatan fungsional dan terbagi dalam berbagai kelompok sesuai dengan bidang keahliannya.
- Jenis, jenjang dan jumlah jabatan fungsional ditetapkan oleh Walikota berdasarkan kebutuhan dan beban kerja, sesuai peraturan perundangundangan.
- Jabatan fungsional sebagaimana dimaksud pada ayat (3) diduduki oleh pejabat fungsional sesuai peraturan perundang-undangan.
BAB VI
TATA KERJA DAN MEKANISME PELAKSANAAN TUGAS
Pasal 14
- Dalam melaksanakan tugas pokok dan fungsinya, Kepala Dinas, pejabat struktural lainnya serta Kelompok Jabatan Fungsional wajib menerapkan prinsip koordinasi, integrasi, sinkronisasi dan simplifikasi baik dalam lingkungan organisasi masing-masing maupun antar organisasi dilingkungan Pemerintah Daerah serta instansi lain di luar Pemerintah Daerah sesuai dengan tugas pokok dan fungsinya masing-masing.
- Setiap pemimpin satuan organisasi wajib melaksanakan pengawasan terhadap bawahannya masing-masing dan bila terjadi penyimpangan agar mengambil langkah-langkah pembinaan yang diperlukan.
- Setiap pemimpin satuan organisasi bertanggung jawab memimpin dan mengkoordinasikan bawahan masing-masing dan memberikan bimbingan serta petunjuk bagi pelaksanaan tugas bawahannya.
- Setiap pejabat dalam satuan organisasi wajib mengikuti dan mematuhi petunjuk dan arahan pimpinan serta bertanggung jawab pada atasannya masing-masing dan menyampaikan laporan sesuai dengan mekanisme yang berlaku.
- Dalam menyampaikan laporan masing-masing kepada atasan, tembusan laporan wajib disampaikan pula kepada organisasi lain yang secara fungsional mempunyai hubungan kerja.
Pasal 15
- Dalam pelaksanaan tugas Dinas, Kepala Dinas memberikan pengarahan, perintah, petunjuk baik secara lisan maupun tertulis kepada bawahannya dengan memperhatikan saran dan telaahan staf.
- Sekretaris sesuai dengan fungsinya mengkoordinasikan dan mengintegrasikan perencanaan dan pelaksanaan kegiatan Kepala Bidang serta memberikan pembinaan dan/atau pertimbangan administratif.
- Sekretaris dan Kepala Bidang dalam melaksanakan tugas berkoordinasi dan berkonsultasi kepada Kepala Dinas serta memberikan pengarahan, perintah, petunjuk baik secara lisan maupun tertulis kepada bawahan masing-masing.
- Kepala Sub Bagian dalam melaksanakan tugasnya berkoordinasi dan berkonsultasi kepada atasan masing-masing serta memberikan pengarahan, perintah dan petunjuk kepada bawahan masing-masing.
- Kelompok jabatan fungsional dalam melaksanakan tugas dan fungsinya berdasarkan penunjukan dan surat tugas dari Kepala Dinas sekaligus melaporkan hasil pekerjaannya kepada Kepala Dinas.
- Dalam hal pejabat administrasi yang disetarakan kedalam jabatan fungsional sesuai peraturan perundang-undangan, maka Kepala Dinas dapat menunjuk dan menugaskan pejabat fungsional untuk melaksanakan tugas jabatan administrasi sebelum disetarakan melalui surat penugasan
- Penugasan sebagaimana dimaksud ayat (5) dan ayat (6) diatas bersifat mendukung pelaksanaan tugas jabatan fungsional.
- Penugasan yang dimaksud dalam ayat (7) diatas mulai dari perencanaan, pelaksanaan, monitoring dan evaluasi kegiatan dengan hasil kegiatan dilaporkan kepada Kepala Dinas.
- Mekanisme sistem kerja diatur tersendiri dan dilaksanakan sesuai dengan peraturan perundang-undangan yang berlaku.
Pasal 16
Setiap Pejabat wajib menyusun rencana kerja secara tertulis, mengendalikan pelaksanaan tugasnya dan mencatat hasil kinerja secara tertib serta melaporkan hasil pelaksanaan tugas dan permasalahannya kepada pimpinan masing-masing dan kepada pejabat yang berwenang sesuai dengan mekanisme yang berlaku.
BAB VII
KETENTUAN PERALIHAN
Pasal 17
Nama jabatan, tugas dan fungsi sesuai Peraturan Walikota Nomor 69 Tahun 2016 tentang Kedudukan, Susunan Organisasi, Tugas dan Fungsi serta Tata Kerja Dinas Perpustakaan dan Kearsipan, tetap berlaku sampai dengan dilaksanakannya pelantikan pejabat berdasarkan Peraturan Walikota ini
BAB Vlll
KETENTUAN PENUTUP
Pasal 18
Dengan berlakunya Peraturan Walikota ini, maka Peraturan Walikota Nomor 69 Tahun 2016 tentang Kedudukan, Susurian Organisasi, Togas dan Fungsi serta Tata Kerja Dinas Perpustakaan dan Kearsipan dicabut dan dinyatakan tidak berlaku.
Pasal 19
Peraturan ini mulai berlaku sejak tanggal diundangkan. Agar supaya setiap orang dapat mengetahuinya memerintahkan pengundangan Peraturan ini dengan penempatannya dalam Serita Daerah. Ditetapkan di Pada Tanggal Blitar 22 Juni 2022
