Berita

Dalam Undang-undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan, disebutkan bahwa arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai macam bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintah daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, orgasisasi politik, organisasi massa, dan perorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara.

Berdasarkan fungsi dan kegunaannya, arsip ada dua macam yaitu arsip dinamis dan arsip statis. Arsip dinamis adalah arsip yang digunakan secara langsung oleh pencipta arsip dan disimpan dalam jangka waktu tertentu. Sedangkan arsip statis adalah arsip yang dihasilkan oleh pencipta arsip karena memiliki nilai guna kesejarahan, telah habis masa retensinya dan dipermanenkan dan telah diverifikasi baik secara langsung maupun tidak langsung oleh Arsip Nasional Republik Indonesia dan/atau Lembaga Kearsipan.

Sedangkan Arsip dinamis terdiri dari tiga jenis, yaitu :

1. Arsip aktif, adalah arsip yang frekuensi penggunaannya tinggi dan/atau terus menerus;
2. Arsip inaktif, adalah arsip yang frekuensi penggunaannya telah menurun;
3. Arsip vital, adalah arsip yang keberadaannya merupakan persyaratan dasar bagi kelangsungan operasional pencipta arsip, tidak dapat diperbaharui,dan tidak tergantikan.

Yang termasuk arsip aktif seperti arsip keuangan tahun berjalan, arsip kegiatan tahun berjalan, surat masuk tahun berjalan, dan lainnya. Arsip aktif keuangan tahun berjalan sendiri seperti arsip/berkas surat menyurat keuangan, arsip/berkas laporan keuangan dan arsip/berkas SPJ keuangan.

Peralatan yang diperlukan untuk penataan arsip aktif keuangan adalah:

1. Filing cabinet
2. Map gantung
3. Sekat

Tahapan Pengolahan arsip aktif keuangan tahun berjalan antara lain:

1. Kelompokkan Arsip / Berkas Keuangan:

• Arsip / Berkas Surat Menyurat Keuangan
• Arsip / Berkas Laporan Keuangan : LRKK, SPJ Fungsional, dll
• Arsip / Berkas SPJ Keuangan

2. Buat daftar dari masing-masing kelompok arsip

• Arsip surat menyurat keuangan didaftar sesuai perihalnya
• Arsip laporan keuangan didaftar secara kronologis bulan pelaporan
• Arsip SPJ Kegiatan didaftar per jenis kegiatan
• Setiap berkas yang telah didaftar diberi nomor sesuai nomor urut pencatatan dalam daftar

3. Siapkan folder / map gantung sejumlah kelompok berkas dalam arsip dan beri judul sesuai kelompok dalam daftar arsip:

• Berkas SPJ Kegiatan : ATK, Cetak Penggandaan
• Surat Menyurat, Laporan Keuangan : LRKK Tribulan I, Penyusunan P-APBD
• Masukkan arsip/berkas ke dalam folder / map gantung sesuai kelompok dalam daftar arsip
• Arsip/berkas dalam kelompok yang sama disimpan menyatu dalam 1 folder/map gantung
• Jika dalam satu ordner berisi lebih dari satu kelompok/jenis maka antara satu kelompok/jenis dengan lainnya dipisahkan dengan sekat